Máš pocit, že nie si dostatočne produktívny, že mrháš časom a úsilím? Niekedy je tej práce priveľa. Čím viac úloh splníš, tým viac ich pribudne…

Tak tu je riešenie: 15 EFEKTÍVNYCH techník pre TVOJ Time Management.

Vďaka ním zvýšiš osobnú produktivitu, odbúraš stres, zvládneš viac práce a prestaneš ju odkladať na „neskôr“.

Rady sú overené praxou. Všetky ich mám osobne odskúšané, používam ich na vlastnej koži každý deň.

Stručne. Čo je time management?

Time management je disciplína, ktorá sa zaoberá efektívnym alokovaním času za účelom zvýšenia osobnej produktivity. TM je mimoriadne dôležitá zručnosť: Práca, ktorá bežne trvá 2 hodiny bude so správnym riadením času trvať iba 1 hodinu a 15 minút.

Takže získaš 45 minút času naviac. Ktoré môžeš investovať do voľného času alebo do získania náskoku pred konkurenciou.

Dobrý time management ti umožní pracovať naplno bez časových strát. Vo výsledku za kratší čas zvládneš viac. Nesprávna organizácia práce spôsobuje stres, nízku produktivitu a večné nestíhanie. Viac sa môžeš dozvedieť kliknutím sem > >

I keď sa na prvý pohľad môže zdať, že je toho plánovania až príliš, správne riadenie času ti nakoniec prinesie väčšiu slobodu, lepšie výsledky a viac volného času.

 

1. Denný plán.

Spíš si denný plán, čo zaberie 5-10 minút. Teda klasický zoznam úloh. Vďaka dennému plánu budeš mať ohromne vyššiu šancu, že úlohy naozaj dokončíš. Pretože niečo napísať myseľ vníma ako záväzok pre seba samého.

Dôležité je pripraviť denný plán na konci predchádzajúceho dňa, aby som mal od rána jasné čo budem robiť. Keď prídem ráno do práce, už nerozmýšľam, čo treba urobiť, iba nasledujem plán.

Ideálne je písať denný plán vlastnoručne. Pre lepšie stotožnenie. A vynikajúcemu pocitu zadosťučinenia a spokojnosti pri vyškrtávaní splnených úloh.

 

2. Zapisovať poznámky a termíny.

Vždy zapisuj poznámky, nápady a termíny. Nespoliehaj sa na pamäť len preto, že zatiaľ si nič nezabudol. Nastane nečakaný zvrat a bude rušno A vtedy bude už neskoro.

Druhý výhoda je, že keď dáš všetko z hlavy na papier, myseľ bude kryštálovo čistá.

 

3. Vypnúť všetky chaty.

Pri práci nie je dobré, aby ti prichádzali nové správy, smsky, maily. Je to maximálne rušivé. Riešenie je odhlásiť sa zo všetkých služieb, kde sa dá chatovať. Nové správy sa dá vybaviť na konci dňa – v samostatnom, vopred vyhradenom bloku.

 

4. Odložiť mobil.

Mobil patrí k hlavným vyrušovačom, ktoré trieštia pozornosť. Môžeš ho stíšiť, vypnúť vybrácie a položiť niekde, kde na neho počas práce neuvidíš.

 

5. Kreatívne a nepopulárne úlohy ako prvé.

Odporúčam prvé hodiny pracovného dňa využiť na kreatívne, rozhodujúce a nepopulárne úlohy. Je to oslobodzujúce. S lepším pocitom sa mi potom ďalej pracuje, keď viem, že to najdôležitejšie je už vybavené. Všetky ďalšie úlohy zvládnem hravo. Ako nič. Zvyšok dňa bude už iba pohoda.

Ďalšia výhoda je, že maximálny výdaj energie bude na najťažších úlohách, nie na ľahkých.

 

6. Plánuj doraziť skorej.

Keď plánuješ prísť včas, prídeš buď načas alebo neskoro. Zvyčajne neskoro. Avšak keď plánuješ prísť skôr, väčšinou dorazíš presne včas. Najhoršie čo môže stať je, že budeš chvíľku čakať. Preto je dobré plánovať prísť skôr.

Pri menej dôležitých záležitostiach sa dá prežiť aj bez toho. Pri rozhodujúcich aktivitách však doporučujem VŽDY doraziť skorej. Na sckôdzky vyraz skôr. V prípade konečných termínov dokonči a odovzdaj prácu o pár dní skôr.

Fakt to takto funguje. Mám skúsenosť, že keď som chodieval skôr na vlak, ktorý ide raz za hodinu, tak som ho vždy stihol. Akonáhle som začal chodiť presne včas, často mi ušiel. Alebo som musel bežať, kúpiť si lístok vo vlaku a platiť prirážku. Preto som radšej znovu začal chodiť skôr 😛

 

7. Vedieť povedať NIE.

Nemôžeš sa zaoberať všetkým, len tým najdôležitejším. Vždy si dvakrát rozmysli, či budeš venovať čas novej úlohe, stretnutiu, záväzku. Nenaber si toho viac, než si schopný zvládnuť. Strávený čas musí mať zmysel. Výzvy typu „poďme si pokecať o tvojom produkte“ treba jednoducho odmietnúť.

 

8. Singletasking: len 1 úloha súčasne.

Ak chceš byť naozaj produktívny, dôležitá je koncentrácia, fokus a zameranie sa na jednu konkrétnu aktivitu. Na konkrétnu činnosť. Rob naraz len jednu vec.

Je pre mňa zaujímavé pozorovať ľudí, ktorí neveria, že koncentrovať sa dá tým, že:

  • Robím iba na jednej úlohe, nie na viacerých.
  • Mám otvorenú práve jednu aplikáciu. Tú ktorú používam.
  • Pracujem v intervaloch a až potom prepnem kontext.

Vďaka maximálnej sústredenosti učenie a prácu zvládneš za najkratší možný čas a najkvalitnejšie ako sa dá. Ak je človek nesústredený, robí hlúpe chyby, stráca niť a robí si zbytočnú prácu navyše.

Multi-tasking – práca na viacerých úlohách súčasne – je toxický. Početné štúdie dokázali, že znižuje produktivitu. Prepínanie medzi jednotlivými úlohami v človeku síce vyvoláva pocit zaneprázdnosti, a keď je človek zaneprázdnený, automaticky si myslí ako veľa urobí. Lenže to nie je skutočná práca, ale len dobre vyzerajúca hektická aktivita.

 

9. Prvá hodina udáva tón dňa.

Prvá hodina udáva tón dňa. Najlepší čas začať pracovať je do hodiny od zobudenia. Neskôr sa len ťažko prinútiš začať pracovať, pravdepodobne vôbec. Najľahšie to ide ráno. A keď sa ráno rozbehneš, dokážeš makať celý deň akoby na zotrvačnosť.

Ešte horší je variant vstávania neskoro. Potom si prespaný, za chvíľu bude obed a potom zasa bude treba vytráviť. Na koncepčnú robotu nie je vhodný čas. A za chvílu budú štyri hodiny, to je koniec pracovnej doby a už by si chcel niekam ísť. Takémuto usporiadaniu dňa sa treba vyvarovať.

Najčastejšia chyba je začať ráno odpisovaním na emaily. Emaily sú najlepší spôsob ako premárniť najlepší čas dňa – ráno a doobedie. Skončí to tak, že budeš odpisovať na maily 1-2 hodiny, potom urobíš nedefinovateľné čosi a za chvíľu príde obed.

Vylepšovák: Vstávať o 6:00. Vďaka vedomiu, že  väčšina ľudí (konkurenti a lenivci) ešte spí zatiaľčo ty makáš, získaš pocit oslobodenia a osviežujúcu dávku energie. Mať okolo jedenástej za sebou 4 hodiny práce je priam božský pocit.

Kedysi som mal radšej vstať a byť hodinku v kľude, vypiť kafko, prečítať správy. No kedže sa hojne písalo, že prvá hodina udáva tón dňa, rozhodol som sa vyskúšať to. A stálo to za to. Tento prístup zabezpečí výrazne vyššiu produktivitu. Dnes som už absolútne zvyknutý začať makať ihneď. Dokonca zvyčajne začínam o polhodinu – o 6:30.

 

10. Prečo dnes makáš?

Musíš čeliť nepríjemnej úlohe, ktorú neznášaš? Stále ju odkladáš a nevieš sa k nej dostať?

Tak doporučujem pripomenúť si konečný cieľ. Teda žiarivú víziu budúcnosti, ktorú túžiš vytvoriť.

Z akého dôvodu dnes pracuješ? Aký to má účel? Ako konkrétne táto úloha zapadá do celkového obrázku? Ako úžasne bude vyzerať tvoj život? Čomu hnusnému a nepríjemnému sa vyhneš?

A následne to formuluj pomocou veľmi účinnej frázy: Chcem urobiť… (dnešná nepríjemná práca) pretože túžim po… (žiarivá vízia budúcnosti).

  • Chcem napísať článok o technikám time managementu pretože túžim mať viac návštevníkov a veľa predajov.
  • Chcem vybudovať úspešné podnikanie pretože túžim byť sám sebe pán.

Vytvoríš tým jasné spojenie medzi dnešnou nepríjemnou prácou a žiarivým výsledkom, po ktorom táák veľmi túžiš. Celkový efekt bude takýto:

  • Prestaneš prokrastinovať – odkladať na „neskôr“. To, čo predtým bolo nepríjemné bude teraz aspoň stráviteľné.
  • Budeš maximálne sústredený.
  • Získaš obrovský príval novej energie.
  • Začneš pracovať rýchlym tempom.

Skvelé je, že tieto prínosy môžešmať každý deň. Jednoduchým pripomenutím vízie.

 

11. Vyskúšaj Pomodoro techniku.

Nechce sa ti začať? Nedá sa ti sústrediť? Úloha na 2 hodiny ti zaberie celý deň? Zaručene ti pomôže pomodoro technika – trik s kuchynskými stopkami, ktorý pomáha pracovať a učiť sa rýchlejšie už 30 rokov.

Pomodoro technika je rozdelenie práce či učenia na 25 minút sústredeného makania, ktoré striedajú 5 minútové prestávky. Takto to opakujeme 4 krát. Po štvrtom raze nasleduje veľká 15-20 minútová prestávka. To je všetko.

Počas pracovného bloku sa maximálne koncentruješ iba na jednu vec. Počas prestávky regeneruješ myseľ, koncentráciu, uvolňuješ napätie a nechávaš ukladať poznatky do dlhodovej pamäti.

Vďaka nej sa sa prinútiš učiť sa, budeš sa učiť rýchlejšie a vedomosti si uložíš do dlhodovej pamäti. Taktiež prácu nebudeš odkladať a spravíš ju rýchlejšie. Ako presne to funguje vysvetlím v pokračovaní.

O pomodore som písal podrobnejšie v tomto článku > >

 

12. Uprataný pracovný stôl.

Neporiadkom zaprataný stôl patrí k najhorším vyrušovačom, ktoré trieštia tvoju pozornosť. Knihy, cez deň lampa, vreckovky, mobil, kriklavo-zelené lepiace papieriky, kľúče, peniaze, flaša vody. Všetky tie veci ťa vyrušujú. Preto sa nemôžeš sústrediť a učenie je pomalé.

Daj ten neporiadok preč. Zober ho a zatiaľ ho daj tam, kde ho nevidíš. Na stole by nemalo byť nič než veci, ktoré sú teraz nutné k práci.

Za stolom sa budeš cítiť oslobodzujúco, pokojne a efektívne. Získaš hlboké sústredenie. Budeš vysoko produktívny.

Kedysi bol i môj pracovný stôl miestom plným vecí. Teraz už nie. Dnes nie je na mojom stole nič okrem jednej veci, na ktorej práve pracujem.

 

13. Ranná rozcvička + večerný mikrotréning.

K najúčinnejším technikám time managementu patrí ranná rozcvička + večerný mikrotréning.

Podľa pravidiel mozgu (Brain Rules) od Johna Medinu dokonca aj tá najmenej náročná fyzická aktivita zvyšuje prísun energie, zlepšuje duševnú výkonnosť a zvyšuje schopnosť sústrediť sa. Nemusí to byť hodina silového cvičenia, dokonca ani polhodina. Aj minimálna záťaž stačí. Krátka prechádzka, beh, skákanie cez švihadlo, domáce posilovanie ti pomôžu prečistiť hlavu a dodajú energiu na celý deň.

Napríklad Josh Kaufman, autor Osobného kurzu MBA cvičí so sedemkilovým kladivom.

Sú dve možnosti, kedy cvičiť: ráno a večer. Odporúčam využívať obidve. Pretože:

20 minút ranná rozcvička + 5 minút večerný mikrotréning = ENERGETICKÁ BOMBA.

Početné vvedecké štúdie miliónkrát dokázali, že ranný tréning v človeku prebudí obrovskú dávku energie a naštartuje myseľ. Ranný tréning je maximálne výnosný. Za 15-20 minút obetovaného času (vrátane prezliekania atď. ) bude každá pracovná hodina výrazne produktívnejšia. Niekedy až o 20%.

Večerný mikrotréning je päťminútový tréning tréning po práci. Prínos mikrotréningu spočíva v ešte väčšom prísune energie. 3 minúty kliky, drepy, brušáky + 2 minúty ľahký strečing. Spolu 5 minút.  A ráno sa budeš cítiť fantasticky. Telo bude zregenerované a ešte viac nabité energiou. Nič ťa nebude bolieť, nebudeš stvrdnutý.

Môj dobrý kamoš objavil mikrotréningy. Potom sme to vyskúšali ja a ďalší kamoš. Obidvom nám fungujú skvele. Vyskúšaj a zažiješ 🙂

 

14. Odstrániť negatívne vyrušovače.

Vyrušenia síce trvajú len malú chvíľku, ale patria k najväčším prekážkam na ceste k extrémnej produktivite. Pretože vyrušenia trieštia pozornosť. Začať sa znovu sústrediť trvá najmenej ďalších 5 minút.

30 sekúnd odpisovanie na SMS = časová strata 30 sekúnd na písaní + 5 minút na sústredení.

Cena za odpísanie na SMS-ku je 5,5 minúty. Stojí to za to? Alebo je výhodnejšie odpísať cez prestávku?

Najčastejšie vyrušovače sú mobil, facebook, twitter, email, neočakávaní návštevníci, kolegovia, upozornenia, internetový prehliadač, chat, ponuky, drby a fotky. Daj si na ne pozor. Odolaj im, nepodľahni ich vábeniu. Nestoja za zlé výsledky.

 

15. Relax vo voľnom čase.

Oddych je základná vstupná veličina, ktorú telo premieňa na produktívnu energiu. Nekvalitné alebo príliš nízke vstupy nevyhnutne znižujú kvantitu aj kvalitu výstupov.

Môžeš sa nadopovať Red Bullom a ťahať nočné šichty. Ak však chceš dlhodobo odvádzať kvalitnú prácu, relax by nemal byť záležitosťou dobrovolnosti. Ak telu a mysli človek nedá všetko, čo potrebuje aby mohla fungovať, dojde ti duševné palivo. Človek nie je mechanická mašína.

Najčastejšie opomínaná vec s oddychom je, že čím intenzívnejšie človek pracuje, tým intenzívnejší musí byť aj relax. Ak napríklad vďaka tu uvedeným technikám dramaticky zvýšiš produktivitu, práca bude záťažovejšia a už ti nebude stačiť iba chodiť na pivo alebo kámu. Bude treba aktívne relaxovať: ísť na wellness, na turistiku, do divadla alebo opery.

 

Tieto svoje skúsenosti a tipy ponúkam hlavne ľuďom, ktorí majú svoj pracovný život vo svojej moci.

Je mi jasné, že riadiť sa podľa týchto pravidiel nie je pre každého jednoduché, veď závisí to samozrejme od toho, kto v akom prostredí pracuje. Chápem, že zamestnanec, ktorý má miesto vo veľkej firme a sedí v open space, nemá veľkú šancu niečo z tohoto použiť.

 

Ako tieto rady zaviesť do praxe?

Toto by nemal byť len fajn zoznam, ku ktorému sa nevrátiš. Aký má zmysel čítať stále nové a nové rady, ak neuplatňuješ ani tie, o ktorých sa píše v každom článku? Žiaden, ak nič neuplatníš…

Treba ísť do akcie. Začať techniky reálne používať. Pretože naučiť sa time management je na 1% o získaní informácií a na 99% o ich vykonávaní. 

Iste, existujú násobne efektívnejšie techniky z platených kurzov. Na čo však platiť stovky euro, ak ešte neovládaš voľne dostupné návody?

Kde a ako začať?

Ako prvé vyber jednu ľahkú radu. A začni ju uplatňovať každý deň. Kľudne aj celý mesiac. Až dokým sa nevryje pod kožu. Skúšať uplatniť viac než jednu naraz v začiatkoch kontraproduktívne. je Bol by to veľký nápor, vykašlal by si sa na to a nakoniec by si nevedel nič.

Zopakuj rovnaký postup aj pri druhej technike.

Cieľ by však má byť vedieť uplatniť viac techník naraz. Pretože ak by zavádzanie jednej trvalo celý mesiac, človek by sa mohol za rok naučil iba 12 komplexných techník. To je neprijateľné.

Pri tretej technike odporúčam skúsiť zaviesť dve rady naraz. Ak sa podarí, gratuluje. Ak nie, urob krok späť a uplatňuj techniky po jednej. Teraz sa znovu sa vráť k tretiemu kroku.

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *