Hektická aktivita nie je skutočná práca

Zdieľaj to s kamošmi a známymi

Hektická aktivita často vyzerá dôveryhodnejšie než skutočná práca. No byť zaneprázdnený neznamená byť produktívny. Ironicky, častokrát tomu je naopak. Hektická aktivita nie je skutočná práca. Zamestná nás naplno, ale míňa sa účinkom. + Príklad perfektne zorganizovanej autodielne.

 

Rozdiel medzi hektickou aktivitou a skutočnou prácou

Definícia hektickej aktivity bude u každého človeka a každej pozície iná. Čo u jedného je skutočná práca, to môže u druhého byť hektická aktivita. Ak vedúca oddelenia robí prácu, ktorú by zvládla jej asistentka, ide o hektickú aktivitu. I napriek tomu, že pre asistentku to je skutočná práca.

Skutočná práca je náročná, ale neparalyzuje. Vyžaduje tvoje osobné zručnosti a schopnosti. Obnáša riešenie životne dôležitých krokov. Ak pri nej nepremýšľaš, nepracuješ skutočne. Zahŕňa aj plánovanie, nezameriava sa len na aktuálny časový horizont.

Znaky hektickej aktivity sú:

  • Odvádza ťa od práce, ktorá je dôležitá pre rozvoj firmy alebo pre pozíciu.
  • Bráni ti venovať sa veciam, ktoré zarábajú peniaze alebo za ktoré si platený.
  • Má negatívny dopad na zisk.
  • Nevyžaduje znalosti a schopnosti v plnom rozsahu.
  • Nemusíte sa u nej prekonávať.
  • Je ľahká.
  • Zvládne ju každý.

Znaky skutočnej práce sú:

  • Rozvíja firmu alebo pozíciu.
  • Si za ňu platený alebo ti zarába peniaze.
  • Má pozitívny dopad na zisk.
  • Naplno využíva tvoje schopnosti a znalosti.
  • Núti ťa prekonávať sa.
  • Je ťažká.
  • Zvládneš ju len ty.

 

Takto vyzerá skutočná práca x praxi!

Perfektný time management v podstate je robenie skutočnej práce.

Predstav si autoservis “Autoopravovňa – Peťo Lenivý”. Peťo je skvelý mechanik a s autami dokáže neuveriteľné veci, ale je na prácu sám a vo všetkom má totálny chaos. Keď mu niekto zavolá, že potrebujr priviesť auto na servisnú prehliadku alebo opravu, povie: “Privezte ho ako sa vám hodí.”

Kedykoľvek do opravovne človek vojde, dielňa je vždycky zaskladaná aspoň desiatimi rozmontovanými autami. Peter niečo chvíľku kuchtí na jednom aute a keď ho to prestane baviť, presunie sa k ďalšiemu.

Potom Peťovi zákazník zavolá, že si nutne potrebuje vyzdvihnúť opravené auto a on sa teda presunie k vozidlu volajúceho a šťúra sa v ňom dokým prácu neprerusí ďalší telefonát.

Jeho pracovný deň je prerušovaný telefonátmi podráždených zákazníkov rozčulujúcich sa prečo ešte nie je ich auto opravené. Rýchlo pochopia, že i v prípade banálnej závady, ktorá by sa dala opraviť za pár hodín budú bez auta aspoň týždeň a možno i dlhšie.

Výhoda priviesť auto do servisu kedykoľvek zrazu prestáva byť tak výhodnou pretože si nemôžu zobrať auto, keď ho potrebujú. Niektorí zákazníci už vzdali nátlakové akcie pretože vedia, že i keby prišli do servisu a domáhali sa vydania svojho auta, nič nezmôžu lebo bude rozobrané na súčiastky. A keď sa im konečne vozidlo vráti, často zistia, že Pepa úplne zabudol opraviť niečo dôležité. Pepovi to zatiaľ prechádza pretože poskytuje služby za nízke ceny.

Je ti spôsob, akým si Pepa organizuje svoju práci povedomý? Pravdupovediac rovnako ako Pťo si “organizuje” svoje dni mnoho ľudí.

Peťo má v meste konkurenta – mechanika Michala Výborného. Miki síce nie je lepší mechanik než Peťo, ale má oproti nemu jednu veľkú výhodu: perfektnú organizáciu práce. Keď zavolá zákazník, že potrebuje opraviť auto, Miki ho objedná na konkrétny deň. Vie presne na koľko dní ma rozplánované súčasné zákazky a zo skúsenosti dokáže dobre odhadnúť koľko časi si asi vyžiadá nová oprava. Vďaka tomu vie koľko áut môže objednať na každý deň. Keď si zákazník objedná opravu na určitý deň, vie, že svoje auto bude mať v poriadku a späť ešte toho dňa.

Miki si pred opravou každého vozidla zostaví kontrolný zoznam s jednotlivými krokmi takže nikdy na nič nezabudne. Pracuje vždy len na jednom aute, odvedie potrebnú prácu podľa kontrolného zoznamu a až potom pristúpi k oprave ďalšieho vozidla. Ak narazí na nečakaný problém, snaží sa ho vyriešiť v medzičasoch – ak to je možné.

Ak nie, zavolá zákazníkovi a preobjedná opravu na iný termín. Na rozdiel od Peťa chodí Miki domov každý deň v rovnakú dobu pričom má istotu, že splnil všetky úlohy, ktoré mal ten deň v prále. Vďaka svojej spoľahlivosti môže nasadiť vyššie ceny než Peťo.

A kto myslíte, že za týždeň opraví viac áut? Kto nakoniec zarobí viac? Jasné že Michal.

Peťo je odstrašujúcim príkladom zlej organizácie času. Nemá nastavené limity práce. Reaguje na všetky podnety, ktoré upútajú jeho pozornosť. Pracuje na mnohých zákazkách súčasne. Nemá reálnu prestavu o objeme práce za hodinu. Neukončuje každodennú prácu. Má malú kapacitu. Pomalé vybavenie zákazky.

V snahe vyhovieť všetkým a mať čo najviac zákazok je Petrová práce neúčinná, zvládne menší objem než Michal Výborný, necháva zákazníkov čakať a musí pracovať za menej peňazí než by pri jeho schopnostiach mohol.

V kontraste s ním pracuje Miki ináč. Má nastavené limity práce. Nenechá sa od práce vyrušovať. Pracuje vždy len na jednej zákazke. Presne vie, koľko práce stihne za jeden deň. Každý deň svoju prácu dokončí. Má veľkú kapacitu. Rýchlo vybavuje zákazky.

Výsledok: ľudia si musia dlhšie počkať na termín opravy, opravené auto však dostanú späť skôr a všetká práca je odvedená precízne. Miki pracuje účinne, zvládne väčší objem práce, nenecháva zákazníkov čakať a môže si za svoju prácu účtovať vysoké čiastky.

Vnímaš ten priepastný rozdiel medzi chaotickou a systematickou prácou Petra Lenivého a Michala Výborného?

Kto vedie dielňu lepšie? Jasné že Miki. Kľúčový rozdiel medzi Pepom a Mikim je možné zhrnúť do jedného slova: náhodilosť. Pepov deň sa takmer výhradne vyvýja od náhodilosti. Ľubovolne prijíma autá k oprave a maká na zákazkách a termín predania je náhodné. Miki vychádza z rovnakých vstupných podmienok lebo objednávky opráv prichádzajú náhodne, ale ničmenej pri prvotnom kontakte dáva veciam rád. Faktor náhodnosti je pri jeho pláci eliminovaný na minimum. I keď sa objaví nečakaný problém, Miki ihneď prijíma opatrenia a plánuje riešenie.

 

Podobne by mala byť organizovaná aj tvoja práca. Ako si na tom teraz?

Hektická aktivita nie je skutočná práca

Zdieľaj to s kamošmi a známymi
Bezbolestné učenie

Bezbolestné učenie